Organización de datos y comparticiones
Compartición de datos
10.2.1. Compartición de datos
Tiene las siguientes posibilidades:
Puede compartir carpetas de correo con usuarios internos con permiso de lectura. Si comparte una carpeta de correo, sus subcarpetas no se compartirán.
-
Puede compartir libretas de direcciones y carpetas de tareas con usuarios internos con permisos de lectura o edición, y con colaboradores externos solo con permisos de lectura.
Nota: La libreta de direcciones global no se puede compartir.
Puede compartir calendarios con usuarios internos y colaboradores externos con permisos de lectura o edición.
En la aplicación Ficheros, puede compartir carpetas y archivos con usuarios internos y colaboradores externos con permisos de lectura o edición. Si comparte una carpeta de Ficheros, sus subcarpetas se compartirán también.
-
En todas las aplicaciones excepto Correo electrónico, también puede crear un un enlace público y pasarlo a otras personas.
Las personas que tengan el enlace pueden leer los datos compartidos pero no editarlos.
Tenga en cuenta lo siguiente:
En todas las aplicaciones excepto Ficheros, las carpetas compartidas se marcan con el icono . En la aplicación Ficheros, los objetos compartidos se mostrarán en la carpeta .
Si comparte una carpeta de correo con un usuario interno, este tiene que suscribirse a dicha carpeta para poder leer los correos que hay en ella. Consulte Suscripción a carpetas de correo compartidas o personales.
Cuando se comparten elementos, los usuarios internos o colaboradores externos obtienen ciertos permisos sobre los datos compartidos. Consulte ¿Qué permisos se pueden usar? y Casos de uso de permisos.
-
Para compartir datos, debe tener permisos de administrador para la carpeta respectiva.
Usted tiene permisos exclusivos como administrador sobre su libreta de direcciones, calendario y carpetas de tareas personales. No puede conceder permisos de administrador sobre dichas carpetas a otros usuarios.
Si los colaboradores externos acceden a un elemento compartido, se aplican las siguientes reglas y procedimientos:
Usted selecciona las personas y sus permisos para acceder a un elemento compartido. Dependiendo de los permisos, los colaboradores externos iniciarán sesión en el software colaborativo teniendo que introducir una contraseña o no.
Un usuario invitado solo puede ver datos y las aplicaciones correspondientes que se hayan compartido con él.
Un usuario invitado no tiene acceso a los siguientes elementos: la aplicación Correo electrónico, la aplicación Portal, la libreta de direcciones global.
Un usuario invitado no puede compartir elementos.
Cómo compartir datos con usuarios internos o a colaboradores externos:
-
Seleccione la aplicación que se debe utilizar para compartir datos. Seleccione una carpeta en la vista de carpetas.
En la aplicación Ficheros, también puede seleccionar una carpeta o un archivo en el área de visualización.
Nota: Dependiendo de la aplicación, algunas carpetas no se podrán compartir.
-
Presione el icono que hay junto al nombre de la carpeta. Presione .
Presione en en la aplicación Correo electrónico.
En la aplicación Ficheros, también puede presionar en en la barra de herramientas o usar el menú contextual en el área de visualización.
Se abrirá la ventana para conceder permisos.
-
Nota: La opción siguiente no estará disponible en la aplicación Correo electrónico.
En , puede definir quien tendrá derecho de acceso a los datos:
Si solo desea compartir los datos con personas concretas, seleccione .
-
Si desea compartir los datos, no solo con personas concretas sino con todas las personas que obtengan un enlace a los datos, seleccione .
Las personas que tengan el enlace solo pueden leer los datos compartidos. No se pueden conceder otros permisos con enlaces públicos.
-
Para invitar a las personas deseadas, introduzca un nombre o una dirección de correo en .
Para asignar un permiso a una persona, seleccione un rol de usuario en .
Para ajustar el rol de usuario de una persona agregada, presione en el rol de usuario asignado junto a la persona o en .
Para eliminar un permiso de una persona, presione el icono que hay junto a la persona. Presione .
Si invita a personas, se mostrará el campo de entrada . Si es necesario, introduzca un mensaje.
Si ha seleccionado , puede enviar el enlace presionando en junto al enlace.
-
Para ajustar la configuración, presione el icono de la barra de título. Los siguientes ajustes están disponibles:
Opciones de enlace:
Para establecer un límite de tiempo para el acceso a los datos compartidos, seleccione un período de tiempo en .
Para proteger el acceso con una contraseña, introduzca una contraseña en . Asegúrese de que el destinatario del enlace público recibe la contraseña.
Opciones de invitación
Para enviar automáticamente un mensaje a las personas invitadas por usted a un elemento compartido, marque .
Acciones subordinadas:
-
Adición automática de direcciones de correo desde una libreta de direcciones
Adición automática de direcciones de correo de la lista de direcciones
Temas relacionados: